BV Gemeinde ein Gremium (i.d.R. nur GV) - BV/BAU/904/2018

Sachverhalt/Problemstellung:

In den zurückliegenden Jahren wurden die Wartung und Reparaturen der Straßenbeleuchtungsanlagen in der Gemeinde Poppendorf gemäß Vertrag von der Elektrofirma Siegfried Bich aus Groß Kussewitz ausgeführt.

Herr Bich hat im Mai dieses Jahres schriftlich mitgeteilt, dass er den Wartungsvertrag zum 31.12.2018 kündigt und sein Geschäft aus Altersgründen aufgeben wird.

Aufgrund dessen wurde eine Vergabe im Bauamt des Amtes Carbäk vorbereitet.

Es wurde ein Wartungs- und Instandhaltungsvertrag (Muster anliegend) vorgegeben, in den die Bieter die entsprechenden Angaben und Preise eintragen sollten, und als Anlage zu diesem Vertrag wurde ein Leistungsverzeichnis mit den gängigen Leistungspositionen für Reparaturen, Ersatz von Lichtpunkten sowie Wartung der Straßenbeleuchtungskästen usw. angefragt, um die Einheitspreise festgeschrieben zu haben.

Die Vertragslaufzeit ist auf zwei Jahre begrenzt mit der Option der Verlängerung.

Für die Gemeinde Poppendorf wurden drei Firmen angefragt:

• Tesche Elektroanlagen GmbH aus Gelbensande,
• Bauhof GmbH Graal-Müritz und
• EMR Elektromontagen Rostock GmbH.

Es wurde nur ein Angebot von Firma Tesche abgegeben.

Firma Tesche ist der Gemeinde und dem Amt von diversen anderen Bauvorhaben gut bekannt.

Der Wartungs- und Instandhaltungsvertrag sieht u. a. monatliche Kontrollfahrten von September bis März sowie je eine Kontrollfahrt in den Monaten Mai und Juli vor, insgesamt also 9 Fahrten.

Je Fahrt sind netto 200,00 € angeboten worden (Summe netto 1.800,00 €),

Außerdem soll die jährliche Wartung eines jeden Lichtpunktes (LPs) erfolgen, die mit netto 9,90 € je LP angeboten worden ist (bei 181 LPs in Summe netto 1.629,00 €).

Die Straßenbeleuchtungskästen sind einmal jährlich zu warten. Bei fünf Straßenbeleuchtungsschränken fallen dafür Kosten in Höhe von ca. 800,00 € an (EP richtet sich nach der Anzahl der Stromkreise je Schrank).

Außerdem ist einmalig ein Bestandskataster für die komplette Straßenbeleuchtung anzulegen, das dann die Basis für das laufend geführte Reparaturkataster sein wird. Die Kosten für das einmalige Anlegen betragen netto 1.500,00 €.

Am 20.10.2018 wurde ein Bietergespräch mit Firma Tesche geführt.

Firma Tesche bot an, im Auftragsfall die Kosten für die Kontrollfahrten zu überprüfen, indem der tatsächliche Zeitaufwand ermittelt wird. Sollte festgestellt werden, dass der Zeitansatz zu hoch gewählt worden ist, wird eine entsprechende Nachbesserung vorgenommen.

Ansonsten kann die Gemeinde prüfen, ob die beiden Fahrten im Mai und Juli evtl. entfallen sollten, um Kosten zu sparen.

Firma Tesche hat angeboten, 2 % Preisnachlass auf alle Einheitspreise zu gewähren.

Der Gemeindevertretung wird empfohlen, Firma Tesche mit der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung zu beauftragen. Nach einer Laufzeit von etwa einem Jahr sollte eine Zwischenbilanz gezogen werden in Vorbereitung darauf, ob der Vertrag verlängert werden soll oder nicht bzw. was nachgebessert/ verändert werden sollte.

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Poppendorf beschließt in ihrer Sitzung am                                            12. November 2018, die Firma Tesche Elektroanlagen GmbH aus Gelbensande mit der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtungsanlagen auf der Basis des Angebotes vom 17.09.2018 und des Verhandlungs- und Aufklärungsgespräches vom 30.10.2018 zu beauftragen.

Die Anzahl der Kontrollfahrten soll a) beibehalten werden / soll b) reduziert werden, indem die Fahrten im Mai und Juli entfallen (GV bitte entscheiden).

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Kosten für die Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung werden im Teilhaushalt 2 der Gemeinde Poppendorf auf dem Produktkonto 54100.5236000 verbucht.

In der Regel werden hier 10.000 € pro Jahr geplant. Für 2019 sind 10.000 € geplant.

Im Jahr 2019 würden bei Beauftragung von Firma Tesche mit dem Wartungs- und Instandhaltungsvertrag rd. brutto 6.820,00 € anfallen, darunter die Erstellung des Bestandskatasters einmalig mit brutto 1.785,00 €. Diese Kosten kommen in den Folgejahren nicht mehr zum Tragen.

Eigentliche Reparaturen würden noch hinzukommen.

Die Finanzierung der geplanten Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung ist gesichert.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

Alle öffentlichen Straßen und Wege mit vorhandener Straßenbeleuchtung im Gemeindegebiet.