BV Gemeinde ein Gremium (i.d.R. nur GV) - BV/BAU/903/2018

Sachverhalt/Problemstellung:

In den zurückliegenden Jahren wurden die Wartung und Reparaturen der Straßenbeleuchtungsanlagen in der Gemeinde Broderstorf gemäß Vertrag von der Elektrofirma Siegfried Bich aus Groß Kussewitz ausgeführt.

Herr Bich hat im Mai dieses Jahres schriftlich mitgeteilt, dass er den Wartungsvertrag zum 31.12.2018 kündigt und sein Geschäft aus Altersgründen aufgeben wird.

Aufgrund dessen wurde eine Vergabe im Bauamt des Amtes Carbäk vorbereitet.

Es wurde ein Wartungs- und Instandhaltungsvertrag (Muster anliegend) vorgegeben, in den die Bieter die entsprechenden Angaben und Preise eintragen sollten, und als Anlage zu diesem Vertrag wurde ein Leistungsverzeichnis mit den gängigen Leistungspositionen für Reparaturen, Ersatz von Lichtpunkten sowie Wartung der Straßenbeleuchtungskästen usw. angefragt, um die Einheitspreise festgeschrieben zu haben.

Die Vertragslaufzeit ist auf zwei Jahre begrenzt mit der Option der Verlängerung.

Für die Gemeinde Broderstorf wurden fünf Firmen angefragt:

• Tesche Elektroanlagen GmbH aus Gelbensande,
• Stadtwerke Rostock AG
• EMR Elektromontagen Rostock GmbH,
• Bauhof GmbH Graal-Müritz und
• Klaus Ziolkowski Elektrotechnik GmbH aus Tessin

Es wurden nur zwei Angebote abgegeben - von Firma Tesche und den Stadtwerken.

Beide Firmen sind der Gemeinde bzw. dem Amt von diversen anderen Bauvorhaben gut bekannt.

Die Stadtwerke Rostock AG hat viele Jahre die Wartung der Straßenbeleuchtungsanlagen in der Gemeinde Roggentin wahrgenommen.

Der Wartungs- und Instandhaltungsvertrag sieht u. a. monatliche Kontrollfahrten von September bis März sowie je eine Kontrollfahrt in den Monaten Mai und Juli vor, insgesamt also 9 Fahrten.

Je Fahrt sind netto 500,00 € bzw. 360,00 € angeboten worden.

Außerdem soll die jährliche Wartung eines jeden Lichtpunktes (LPs) erfolgen, die mit netto 9,90 € bzw. 9,36 € je LP angeboten worden ist.

Die Straßenbeleuchtungskästen sind einmal jährlich zu warten. Bei 22 Straßenbeleuchtungs-

schränken fallen dafür Kosten in Höhe von ca. 3.520,00 € bzw. 7.075,20 € an (EP richtet sich nach der Anzahl der Stromkreise je Schrank).

Außerdem ist einmalig ein Bestandskataster für die komplette Straßenbeleuchtung anzulegen, das dann die Basis für das laufend geführte Reparaturkataster sein wird. Die Kosten für das einmalige Anlegen betragen netto 3.000,00 € bzw. 1,00 €.

Am 20.10.2018 wurde ein Verhandlungs- und Aufklärungsgespräch mit Firma Tesche geführt, an dem seitens der Gemeinde Herr Lange und Herr Jesse teilgenommen haben.

Firma Tesche bot an, im Auftragsfall die Kosten für die Kontrollfahrten zu überprüfen, indem der tatsächliche Zeitaufwand ermittelt wird. Sollte festgestellt werden, dass der Zeitansatz zu hoch gewählt worden ist, wird eine entsprechende Nachbesserung vorgenommen.

Ansonsten kann die Gemeinde prüfen, ob die beiden Fahrten im Mai und Juli evtl. entfallen sollten, um Kosten zu sparen.

Firma Tesche hat angeboten, 2 % Preisnachlass auf alle Einheitspreise zu gewähren.

Am 09.11.2018 wurde ein Verhandlungs- und Aufklärungsgespräch mit der Stadtwerke AG durchgeführt, an dem seitens der Gemeinde Herr Lange und Herr Jesse teilgenommen haben.

Die Stadtwerke erläuterten, dass im ausgeschriebenen Vertragsentwurf unnötigerweise eine jährliche Prüfung eines jeden Lichtpunktes sowie eines jeden Straßenbeleuchtungsschrankes vorgesehen ist. Die Straßenbeleuchtungsanlage muss nach den gültigen DIN VDE-Vorschriften alle vier Jahre geprüft werden. Zur Prüfung zählen die Prüfung eines jeden Lichtpunktes, jedes Straßenbeleuchtungsschrankes sowie die Messung und Prüfung des Kabelnetzes.

Bei dieser Verfahrensweise reduzieren sich die Kosten für die Gemeinde erheblich.

Die 1. elektrische Überprüfung soll im 1. Vertragsjahr erfolgen. Damit ist eine gute Basis geschaffen, selbst bei einer Vertragslaufzeit von zwei Jahren, mit der Option der Verlängerung.

Außerdem haben die Stadtwerke vorgeschlagen, die Kontrollfahrten auf eine zum Ende des Sommers zu reduzieren. Bei dieser Kontrollfahrt würden dann alle aktuellen Ausfälle aufgenommen und vor Beginn der dunklen Jahreszeit behoben werden.

Alle anderen Ausfälle werden wie in der Vergangenheit auch von Bürgern gemeldet, den Stadtwerken mitgeteilt und dann gesammelt und abgearbeitet.

Im Vertragsentwurf ist eine Frist zur Behebung eines Ausfalls von zwei Tagen vorgesehen. Hier empfehlen die Stadtwerke eine Staffelung je nach Standort des Ausfalls, um die Kosten zu minimieren.

Die Stadtwerke AG traten mit hoher Fachkenntnis und überzeugend auf.

Rein nach den angebotenen Preisen ist eine Wertung äußerst schwer, da gerade im Bereich der Reparaturen nicht vorausgesagt werden kann, wie oft welcher Schaden auftreten wird.

Aufgrund der Reduzierung der Anlagenprüfung auf alle vier Jahre und den damit verbundenen Kosteneinsparungen für die Gemeinde wird empfohlen, die Stadtwerke Rostock AG mit der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung zu beauftragen. Langfristig erscheint das Angebot der Stadtwerke AG wirtschaftlicher als das der Firma Tesche.

Firma Tesche hat diesen Hinweis nicht geliefert. Das wäre aber spätestens im Zuge der Aufklärung richtig gewesen. Da Firma Tesche bislang keinen Wartungsvertrag für Straßenbeleuchtungsanlagen übernommen hatte, fehlt hier wahrscheinlich auch die Erfahrung.

Nach einer Laufzeit von etwa einem Jahr sollte eine Zwischenbilanz gezogen werden in Vorbereitung darauf, ob der Vertrag verlängert werden soll oder nicht bzw. was nachgebessert/ verändert werden sollte.

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Broderstorf beschließt in ihrer Sitzung am                                            05. Dezember 2018, die Stadtwerke Rostock AG mit der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtungsanlagen auf der Basis des Angebotes vom 14.09.2018 und des Verhandlungs- und Aufklärungsgespräches vom 09.11.2018 zu beauftragen.

Die Anzahl der Kontrollfahrten soll auf eine reduziert werden, die elektrische Prüfung der Straßenbeleuchtungsanlage soll alle vier Jahre erfolgen und die Reaktionszeiten auf Ausfälle der Straßenbeleuchtungsanlagen soll gestaffelt werden.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Kosten für die Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung werden im Teilhaushalt 2 der Gemeinde Broderstorf auf dem Produktkonto 54100.5236000 verbucht.

In der Regel werden hier 27.000 € pro Jahr veranschlagt. Für 2019 sind 27.000 € geplant.

Im Jahr 2019 würden bei Beauftragung der Stadtwerke AG mit dem Wartungs- und Instandhaltungsvertrag rd. brutto 21.000 € anfallen.

Eigentliche Reparaturen würden noch hinzukommen.

Die Finanzierung der geplanten Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung ist prinzipiell gesichert. Allerdings ist der Spielraum für die eigentlichen Reparaturen äußerst gering, sodass mit einer Kostenüberschreitung gerechnet werden muss.

Sollte ein Nachtragshaushalt für das Jahr 2019 für die Gemeinde Broderstorf aufgestellt werden, ist das zu berücksichtigen. Ansonsten muss die Deckung durch Einsparung bei der Straßenunterhaltung, Produktkonto 54100.5233800 erfolgen. Hier sind 2019 Mittel in Höhe von 30.000 € für die Straßenunterhaltung vorgesehen.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

Alle öffentlichen Straßen und Wege mit vorhandener Straßenbeleuchtung im Gemeindegebiet.