BV Gemeinde ein Gremium (i.d.R. nur GV) - BV/BAU/905/2018

Sachverhalt/Problemstellung:

In den zurückliegenden Jahren wurde keine Wartung der Straßenbeleuchtungsanlagen in der Gemeinde Roggentin durchgeführt. Mit Reparaturen wurde im Bedarfsfall die Stadtwerke Rostock AG beauftragt, die etwa 20 Jahre lang bis zur Vertragskündigung (vier alte und nicht mehr der Realität entsprechende Verträge) 2013 die Straßenbeleuchtungsanlagen in der Gemeinde Roggentin geprüft, gewartet und repariert hatte.

Um die Straßenbeleuchtungsanlagen wieder ordnungsgemäß zu prüfen usw. wurde eine Vergabe im Bauamt des Amtes Carbäk vorbereitet.

Es wurde ein Wartungs- und Instandhaltungsvertrag (Muster anliegend) vorgegeben, in den die Bieter die entsprechenden Angaben und Preise eintragen sollten, und als Anlage zu diesem Vertrag wurde ein Leistungsverzeichnis mit den gängigen Leistungspositionen für Reparaturen, Ersatz von Lichtpunkten sowie Wartung der Straßenbeleuchtungskästen usw. angefragt, um die Einheitspreise festgeschrieben zu haben.

Die Vertragslaufzeit ist auf zwei Jahre begrenzt mit der Option der Verlängerung.

Für die Gemeinde Roggentin wurden fünf Firmen angefragt:

• Tesche Elektroanlagen GmbH aus Gelbensande,
• Stadtwerke Rostock AG
• EMR Elektromontagen Rostock GmbH,
• Bauhof GmbH Graal-Müritz und
• Klaus Ziolkowski Elektrotechnik GmbH aus Tessin

Es wurden nur zwei Angebote abgegeben - von Firma Tesche und den Stadtwerken.

Beide Firmen sind der Gemeinde bzw. dem Amt von diversen anderen Bauvorhaben gut bekannt.

Der Wartungs- und Instandhaltungsvertrag sieht u. a. monatliche Kontrollfahrten von September bis März sowie je eine Kontrollfahrt in den Monaten Mai und Juli vor, insgesamt also 9 Fahrten.

Je Fahrt sind netto 300,00 € bzw. 360,00 € angeboten worden.

Außerdem soll die jährliche Wartung eines jeden Lichtpunktes (LPs) erfolgen, die mit netto 9,90 € bzw. 9,36 € je LP angeboten worden ist.

Die Straßenbeleuchtungskästen sind einmal jährlich zu warten. Bei 15 Straßenbeleuchtungs-

schränken fallen dafür Kosten in Höhe von netto ca. 2.400,00 € bzw. 4.825,00 € an (EP richtet sich nach der Anzahl der Stromkreise je Schrank).

Außerdem ist einmalig ein Bestandskataster für die komplette Straßenbeleuchtung anzulegen, das dann die Basis für das laufend geführte Reparaturkataster sein wird. Die Kosten für das einmalige Anlegen betragen netto 2.000,00 € bzw. 1,00 €.

Am 20.10.2018 wurde ein Verhandlungs- und Aufklärungsgespräch mit Firma Tesche geführt.

Firma Tesche bot an, im Auftragsfall die Kosten für die Kontrollfahrten zu überprüfen, indem der tatsächliche Zeitaufwand ermittelt wird. Sollte festgestellt werden, dass der Zeitansatz zu hoch gewählt worden ist, wird eine entsprechende Nachbesserung vorgenommen.

Ansonsten kann die Gemeinde prüfen, ob die beiden Fahrten im Mai und Juli evtl. entfallen sollten, um Kosten zu sparen.

Firma Tesche hat angeboten, 2 % Preisnachlass auf alle Einheitspreise zu gewähren.

Am 09.11.2018 wurde ein Verhandlungs- und Aufklärungsgespräch mit der Stadtwerke AG durchgeführt, an dem seitens der Gemeinde Herr Bünger teilgenommen hat.

Die Stadtwerke erläuterten, dass im ausgeschriebenen Vertragsentwurf unnötigerweise eine jährliche Prüfung eines jeden Lichtpunktes sowie eines jeden Straßenbeleuchtungsschrankes vorgesehen ist. Die Straßenbeleuchtungsanlage muss nach den gültigen DIN VDE-Vorschriften alle vier Jahre geprüft werden. Zur Prüfung zählen die Prüfung eines jeden Lichtpunktes, jedes Straßenbeleuchtungsschrankes sowie die Messung und Prüfung des Kabelnetzes.

Bei dieser Verfahrensweise reduzieren sich die Kosten für die Gemeinde erheblich.

Die 1. elektrische Überprüfung soll im 1. Vertragsjahr erfolgen. Damit ist eine gute Basis geschaffen, selbst bei einer Vertragslaufzeit von zwei Jahren, mit der Option der Verlängerung.

Außerdem haben die Stadtwerke vorgeschlagen, die Kontrollfahrten auf eine zum Ende des Sommers zu reduzieren. Bei dieser Kontrollfahrt würden dann alle aktuellen Ausfälle aufgenommen und vor Beginn der dunklen Jahreszeit behoben werden.

Alle anderen Ausfälle werden wie in der Vergangenheit auch von Bürgern gemeldet, den Stadtwerken mitgeteilt und dann gesammelt und abgearbeitet.

Im Vertragsentwurf ist eine Frist zur Behebung eines Ausfalls von zwei Tagen vorgesehen. Hier empfehlen die Stadtwerke eine Staffelung je nach Standort des Ausfalls, um die Kosten zu minimieren.

Die Stadtwerke AG traten mit hoher Fachkenntnis und überzeugend auf.

Rein nach den angebotenen Preisen ist eine Wertung äußerst schwer, da gerade im Bereich der Reparaturen nicht vorausgesagt werden kann, wie oft welcher Schaden auftreten wird.

Aufgrund der Reduzierung der Anlagenprüfung auf alle vier Jahre und den damit verbundenen Kosteneinsparungen für die Gemeinde wird empfohlen, die Stadtwerke Rostock AG mit der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung zu beauftragen. Langfristig erscheint das Angebot der Stadtwerke Rostock AG wirtschaftlicher als das der Firma Tesche.

Firma Tesche hat diesen Hinweis nicht geliefert. Das wäre aber spätestens im Zuge der Aufklärung richtig gewesen. Da Firma Tesche bislang keinen Wartungsvertrag für Straßenbeleuchtungsanlagen übernommen hatte, fehlt hier wahrscheinlich auch die Erfahrung.

Nach einer Laufzeit von etwa einem Jahr sollte eine Zwischenbilanz gezogen werden in Vorbereitung darauf, ob der Vertrag verlängert werden soll oder nicht bzw. was nachgebessert/ verändert werden sollte.

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Roggentin beschließt in ihrer Sitzung am                                            03. Dezember 2018, die Stadtwerke Rostock AG mit der Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtungsanlagen auf der Basis des Angebotes vom 14.09.2018 und des Verhandlungs- und Aufklärungsgespräches vom 09.11.2018 zu beauftragen.

Die Anzahl der Kontrollfahrten soll auf eine reduziert werden, die elektrische Prüfung der Straßenbeleuchtungsanlage soll alle vier Jahre erfolgen und die Reaktionszeiten auf Ausfälle der Straßenbeleuchtungsanlagen soll gestaffelt werden.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Kosten für die Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung werden im Teilhaushalt 2 der Gemeinde Roggentin auf dem Produktkonto 54100.5236000 verbucht.

In der Regel werden hier 15.000 € pro Jahr veranschlagt. Für 2019 sind 15.000 € geplant.

Im Jahr 2019 würden bei Beauftragung der Stadtwerke AG mit dem Wartungs- und Instandhaltungsvertrag rd. brutto 14.350,00 € anfallen.

Eigentliche Reparaturen würden noch hinzukommen.

Daher sollen im Nachtragshaushalt der Gemeinde Roggentin für 2019 zusätzlich 8.000 € eingestellt werden.

Die Finanzierung der geplanten Wartung und Instandhaltung der Straßenbeleuchtung ist dementsprechend gesichert.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

Alle öffentlichen Straßen und Wege mit vorhandener Straßenbeleuchtung im Gemeindegebiet.