BV Gemeinde ein Gremium (i.d.R. nur GV) - BV/HBA/239/2018

Sachverhalt/Problemstellung:

Aus Anlass des 800-jährigen Jubiläums von Roggentin sind im kommenden Jahr Feierlichkeiten in Form eines Gemeindefestes vorgesehen.

Um den Vorbereitungen der 800-Jahr-Feier einen rechtlichen Rahmen zu geben, wird ein Grundsatzbeschluss vorgeschlagen, mit dem einige signfikante Sachverhalte fixiert werden können.

Der Bürgermeister Herr Bünger hat diese Vorgehensweise bereits am 19.11.2018 in der Sitzung des Kultur- und Sozialausschuss (KSA) vorgestellt.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Zuständigkeit an einen Dritten zu vergeben, welcher dann für Vorbereitung und Durchführung der Feier verantwortlich zeichnet.

Als Beispiele sind entsprechende Ausschreibungen der Städte Güstrow und Malchin beigefügt.

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Roggentin beschließt in ihrer Sitzung am 03.12.2018 folgende Grundsatzentscheidungen:

1. Die Zuständigkeit für die Vorbereitung der 800-Jahr-Feier im Jahr 2019 wird auf die Mitglieder des Ausschusses für Kultur, Soziales, Senioren, Jugend und Sport der Gemeinde Roggentin übertragen.
    
2. Durch den Haushalt der Gemeinde Roggentin werden dafür finanzielle Mittel bis zu einer Gesamthöhe von 25.000 EUR zur Verfügung gestellt.

3. Die Vergabe von Leistungen im Zusammenhang mit der 800-Jahr-Feier erfolgt unter strikter Beachtung des Vergabe- und Wettbewerbsrechts. Dabei ist zu beachten, dass ab 01.01.2019 für Leistungen bis zu 1.000 EUR netto die Möglichkeit eines Direktauftrags ohne förmliches Vergabeverfahren, jedoch unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, besteht.
   Über den v.g. Betrag hinaus sind mind. drei Angebote einzuholen.
   
   Ausnahme davon bildet die Vergabe von freiberuflichen Leistungen wie DJ, Musiker, Künstler. In diesen Fällen kann ebenfalls unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von Vergleichsangeboten abgesehen werden.
    
4. Das Einholen von Angeboten sowie Vorabstimmungen mit den Dienstleistern können durch die Mitglieder des Ausschusses erfolgen. Die Bestätigung von Angeboten bzw. der Abschluss von entsprechenden Verträgen erfolgt unter Einhaltung der Vorschriften der KV M-V sowie der Hauptsatzung der Gemeinde Roggentin durch den Bürgermeister und dessen Stellvertreter (Wertgrenzen beachten!).
    
5. Die Mitglieder des Ausschusses verpflichten sich zur Beantragung von erforderlichen Genehmigungen unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften im Einvernehmem mit dem Bürgermeister
    
6. Der Kultur- und Sozialausschuss erstellt einen Ablaufplan, welcher einer stetigen Fortschreibung unterliegt und mindestens Angaben zu geplanten Programmpunkten, Zeiten, voraussichtlichen Kosten, vertraglicher Bindung enthält.
   
   Unter Vorlage des Planes erfolgt eine monatliche Rechenschaftslegung des Ausschusses gegenüber dem Bürgermeister.

7. Innerhalb der GV-Sitzungen erfolgt ebenfalls eine Rechenschaftslegung des Ausschusses über die Aktivitäten zur 800-Jahr-Feier.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Die finanziellen Auswirkungen sind abhängig von der gewählten Verfahrensweise. Im Haushaltsplan 2019 (Nachtrag) sind auf dem Produktkonto 281.5699 (Heimat- und Kulturpflege/ Veranstaltungen des Dorfgemeinschaftslebens) im Teilhaushalt 1 für die 800-Jahr-Feierlichkeiten insgesamt 30.000 EUR eingestellt.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

Die Auswirkungen sind abhänging vom geplanten Veranstaltungsort. Zuletzt waren dafür Flächen von GLOBUS im Gespräch.