BV Gemeinde ein Gremium (i.d.R. nur GV) - BV/HBA/264/2019

Sachverhalt/Problemstellung:

Die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen kommunaler Gremien erfolgt im Amt Carbäk mit dem Fachverfahren ALLRIS des Unternehmens cc e-gov GmbH in Hamburg. Bereits vor einigen Jahren hat das Unternehmen eine webbasierte Variante des Produktes (ALLRIS.net) veröffentlicht, welches auch im Amt Carbäk eingesetzt wird.
Damit lassen sich die sitzungsrelevanten Dokumente (Tagesordnungen, Beschlussvorlagen, Protokolle) über den Webbrowser abrufen und stehen so jedem Kommunalpolitiker immer zur Verfügung.

Der nächste Schritt bei der Digitalisierung des Sitzungsdienstes ist die Ausstattung der Gemeindevertreter mit tragbaren Endgeräten/ Tablets, damit diese auf einfachem Wege auf die Sitzungsdokumente zugreifen können. Aufgrund von Erfahrungsberichten anderer Kommunen und auch eigenen Erkenntnissen haben sich dabei iPads als am besten geeignete Endgeräte gezeigt.
Diese zeichnen sich durch einfache Handhabung sowie eine geringe Anfälligkeit gegenüber Viren/ Malware aus und die ALLRIS-App entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Aufgrund der Erfahrungen aus der Gemeinde Poppendorf wird die Variante iPad pro mit 12,9 Zoll Bildschirmdiagonale und dem Pencil als Eingabegerät favorisiert, weil dies dem handschriftlichen Arbeiten mit einem DIN A4-Blatt am meisten ähnelt.

Der Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V (ego M-V) hat mit der ProVitako e.G. (Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der öffentlichen IT-Dienstleister) einen Rahmenvertrag über die Beschaffung von Apple-Hardware abgeschlossen. Dadurch ist es den Mitgliedsverwaltungen möglich, ausschreibungsfrei und zu günstigen Konditionen (ca. 10-20 EUR/ je Gerät unter dem marktüblichen Preis) über den Rahmenvertrag die gewünschte Hardware zu erwerben.

Es ist möglich, die Variante iPad pro 12,9 in der Ausstattung WLAN und 256 GB Speicher für 958 EUR netto (1.140,02 EUR brutto). Der Pencil kostet über den Rahmenvertrag 67 EUR netto (79,73 EUR brutto).

Empfehlenswert sind weiterhin Schutzhüllen. Diese sind über den Rahmenvertrag nur in einer Leder-Variante für 121 EUR netto (143,99 EUR brutto) erhältlich.

Es wird daher vorgeschlagen, sich auf eine Variante (entweder nur Hülle mit integrierter Pencil-Halterung oder mit zusätzlich eingebauter Tastatur) zu einigen und die entsprechenden Hüllen im freien Handel zu erwerben. Die Kosten belaufen sich je nach Ausstattungsvariante auf 20 bis 80 EUR je Hülle und liegen somit im Verfügungsrahmen der Bürgermeisterin.

Beschlussvorschlag 1:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Broderstorf beschließt in ihrer Sitzung am 06.11.2019 eine außerplanmäßige Auszahlung i.H.v. 14.637,00 EUR auf dem Produktkonto 11101.78571 (Gremien/ Auszahlungen für den Erwerb des beweglichen Vermögens über der Wertgrenze von 1.000 EUR netto) im TH1.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Abstimmungsergebnis:

__ Ja - Stimmen__ Nein - Stimmen __ Stimmenthaltung(en)

Beschlussvorschlag 2:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Broderstorf beschließt in ihrer Sitzung am 06.11.2019 die ausschreibungsfreie Anschaffung von 12x Apple iPad pro 12,9 mit WLAN und 256 GB Speicher sowie Apple Pencil (jeweils 1.025 EUR netto/ 1.219,75 EUR brutto) zu einem Gesamtbetrag von 14.637,00 EUR über den Rahmenvertrag zwischen dem Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V und der ProVitako e.G.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Abstimmungsergebnis:

__ Ja - Stimmen__ Nein - Stimmen __ Stimmenthaltung(en)

Finanzielle Auswirkungen:

Die Gesamtkosten belaufen sich auf 14.637,00 EUR

Ursprünglich war eine Umsetzung im Haushaltsjahr 2020 vorgesehen. Um jedoch die Vorteile eines papierlosen Sitzungsdienst so schnell wie möglich in Anspruch nehmen zu können, wird in Absprache mit der Bürgermeisterin eine Umsetzung bereits im laufenden Haushaltsjahr vorgeschlagen.

Ein entsprechender Ansatz ist im Haushaltsplan 2019 nicht vorhanden, sodass eine außerplanmäßige Auszahlung notwendig ist. Entsprechend der aktuellen Hauptsatzung ist dafür die Beschlussfassung der Gemeindevertretung erforderlich.

Gemäß § 50 Abs. 1 KV M-V sind außerplanmäßige Auszahlungen nur zulässig, wenn sie unvorhergesehen und unabweisbar sind und die Deckung gewährleistet ist.

Unvorhersehbarkeit:Eine Umsetzung im Jahre 2019 war während der Planung für den Doppelhaushalt 2018/2019 nicht bekannt.
 

Unabweisbarkeit:Durch die neue Zusammensetzung der Gemeindevertretung Broderstorf und die damit verbundenen Anforderungen an die Gremienarbeit ergibt sich die Notwendigkeit einer zeitnahen Umsetzung eines papierlosen und digitalen Sitzungdienstes, um die Transparenz und Nachverfolgbarkeit der gemeindlichen Beschlüsse zu gewährleisten.

Deckung:Im Haushalt 2019 sind auf dem Produktkonto 12600.785600 (Brandschutz/ Auszahlungen für Fahrzeuge etc.) ca. 340.000 EUR für den Kauf eines neuen FFw-Fahrzeuges vorhanden. Da eine Realisierung in diesem Jahr nicht mehr möglich ist, erfolgt eine erneute Berücksichtigung des Betrages im Plan 2020.
Eine Deckung für den Erwerb des iPads ist somit gegeben.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

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