Beschlussvorlage - BV/HBA/292/2020

Sachverhalt/Problemstellung:

Als Fachverfahren für den Sitzungsdienst (Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der kommunalen Gremien) wird in der Amtsverwaltung seit vielen Jahren das Produkt ALLRIS der Fa. CC e-gov in Hamburg eingesetzt. Durch die Erweiterung mit ALLRIS.NET besteht für die Bürger und Ehrenamtler die Möglichkeit, die Sitzungsinformationen online zu erhalten (Bürger- bzw. Ratsinformationssystem).

Aufgrund vertraglicher Regelungen zwischen CC e-gov und dem Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V (ego M-V) erfolgt die Betreuung zu diesem Produkt seit einiger Zeit durch ego M-V.

Durch ego M-V wird der Umstieg auf die aktuelle Version ALLRIS 4 angeboten. Diese Version besitzt folgende Vorteile:

-          Betrieb im Rechenzentrum, d.h. keine eigene Technik (Verfahrensserver, Datenbankserver, entsprechende Lizenzen) notwendig

-          kein Aufwand für Datensicherung

-          zentrale Installation von Updates

-          erweiterte Funktionen (vollständiger Zugriff für Ehrenamtler und Einbindung in den Workflow zwecks Vorlagenfreigabe etc.)

Der Zweckverband bietet die Möglichkeit einer kostenlosen Vor-Ort-Präsentation oder einer Online-Präsentation an, bei der die Vorteile der neuen Version dargestellt werden und etwaige Fragen zur Handhabung gestellt werden können.

Die Umstellung des Verfahrens kann entweder vor Ort oder auch komplett via Internet erfolgen. Die notwendige Schulung erfolgt dann via Webinar.

Nach Aussage des ego M-V erfolgt die Umstellung in einem ca. zweiwöchigen Zeitrahmen (Abzug der Stammdaten, Konfiguration des Neuverfahrens, Abzug der Sitzungsdaten, Inbetriebnahme Neuverfahren). Es wurde jedoch mitgeteilt, dass mit heutigem Stand nicht mit einer kurzfristigen Umsetzung zu rechnen ist, da der Projektplan der zuständigen Mitarbeiter für dieses Jahr bereits voll ist.

Sofern also eine Beauftragung des Amtes Carbäk an ego M-V erfolgt, wird das Amt vorerst auf die Warteliste gesetzt. Ego M-V prüft zeitnah, inwiefern die bereits geplanten Projekte in den anderen Verwaltungen in diesem Jahr noch umgesetzt werden sollen und ob sich dadurch eventuell eine freie Kapazität ergibt. Laut Einschätzung des ego M-V ist jedoch nicht mit einer Realisierung im 1. Halbjahr zu rechnen.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt in seiner Sitzung am 14.05.2020, den Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V mit der Umstellung des in der Amtsverwaltung genutzten Verfahrens ALLRIS auf die Version 4 zu beauftragen.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Für die Umstellung auf Version 4 fallen Kosten i.H.v. ca 9.540 EUR an:

Projektpauschale i.H.v. ca. 5.820 EUR und Migrationspauschale i.H.v. ca. 3.720 EUR.

Bei eventuellen Vor-Ort-Einsätzen wird jeweils eine Fahrkostenpauschale i.H.v 148,75 EUR erhoben
(Alle Beträge inkl. MwSt.)

Der Gesamtbetrag ist im Haushalt 2020 auf dem Produktkonto 11101.011200/78410 (Gremien/ Auszahlungen für Lizenzen) im TH 1 berücksichtigt (Ansatz: 9.700 EUR).

Aufgrund des Umfangs der Umstellung (neue Software) handelt es sich um eine Investition, die über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben wird. Die jährliche Abschreibung ist im Haushalt berücksichtigt, für 2020 anteilig.

Die laufenden Kosten für Pflege (1.300 EUR) und Serverhosting (2.200 EUR) sind ebenfalls im Haushalt 2020/2021 enthalten – Produktkonto 11101.56243 (Gremien/ Unterhaltung Software) im TH 1.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

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