Beschlussvorlage - BV/HuF/059/2020

Sachverhalt/Problemstellung:

Der Amtsausschuss hat in seiner Sitzung am 27.02.2020 unter dem TOP Anfragen und Mitteilungen nachfolgende Festlegungen getroffen:

Der Amtsausschuss beauftragt die Verwaltung, die Sinnhaftigkeit einer Nutzung externer Arbeitskräfte zur Erstellung der Haushalte bzw. der Jahresabschlüsse in Form der Aufstellung eines Kosten-Nutzen-Verhältnisses zu prüfen.

Im Rahmen der Umsetzung dieser Festlegung wurde das Institut für Public Management über den Ansprechpartner, Herrn Christoph Lehmitz, angefragt mit der Bitte um Abgabe einer Offerte. Ein entsprechendes Angebot wurde am 06.04.2020 abgegeben mit nachfolgenden maßgebenden Faktoren:

Leistungsbestandteile zur Erstellung der Jahresabschlüsse

Die prüffähige Entwurfsfassung eines Jahresabschlusses des Amtes/der Gemeinde umfasst:

1. die Ergebnisrechnung,

2. die Finanzrechnung,

3. die Übersicht über die Teilrechnungen,

4. die Bilanz,

5. den Anhang

6. die Anlagen gem. § 60 Abs. 3 KV-MV

Leistungszeitraum und -ort

Die Erbringung der Unterstützungsleistung erfolgt im Zeitraum von Zuschlagserteilung bis zum

31.12.2020.

Aufwandsschätzung

Für die Erstellung eines Jahressabschlusses für das Amt Carbäk, die Gemeinden Broderstorf und die

Gemeinde Roggentin wird mit einem jeweiligen Aufwand von 6 Personentagen gerechnet. Für die Gemeinden Poppendorf und Thulendorf wird mit einem maximalen Aufwand von 5 Personentagen je

Gemeinde gerechnet.

Insgesamt wird für die Jahresabschlüsse eines Haushaltsjahres mit 28 Personentagen gerechnet. Ein

Personentag umfasst 8 Stunden inkl. Pausenzeiten ohne An- und Abfahrtszeiten.

Grundlage der Aufwandsausschätzung ist eine weitgehend abgeschlossene Buchführung des betreffenden Haushaltsjahres. Der Umfang der erforderlichen Personentage wird maßgeblich durch den internen Haushalts- und Buchführungsprozess sowie den aktuellen Arbeitsstand des Auftraggebers bestimmt.

Personentage werden daher in Höhe des tatsächlichen Aufwandes nach erbrachter Leistung abgerechnet (Abrufvertrag).

Amt/Gemeinde/Tätigkeit geschätzter Aufwand in Personentagen

1. Amt Carbäk (insgesamt 7.882 Einwohner)

1.1 Jahresabschlussarbeiten/-prüfung 3

1.2 Aufstellung Jahresabschluss 3

2. Gemeinde Broderstorf (3.849 Einwohner)

2.1 Jahresabschlussarbeiten/-prüfung 3

2.2 Aufstellung Jahresabschluss 3

3. Gemeinde Poppendorf (707 Einwohner)

3.1 Jahresabschlussarbeiten/-prüfung 2

3.2 Aufstellung Jahresabschluss 3

3. Gemeinde Roggentin (2.660 Einwohner)

3.1 Jahresabschlussarbeiten/-prüfung 3

3.2 Aufstellung Jahresabschluss 3

4. Gemeinde Thulendorf (666 Einwohner)

4.1 Jahresabschlussarbeiten/-prüfung 2

4.2 Aufstellung Jahresabschluss                     3

Gesamtaufwand für ein Haushaltsjahr 28

Angebotspreis

Je angefangenen Personentag

wird ein Honorar von:         950,00 EUR zzgl. MwSt. (1.130,50 EUR inkl. MwSt.) berechnet.

Das Gesamthonorar für 28 Personentage

beträgt somit:     26.600,00 EUR zzgl. MwSt. (31.654,00 EUR inkl. MwSt.)

Für Leistungen am Dienstsitz des Auftraggebers wird je angefangenen Personentag eine Reisekostenpauschale von 117,00 EUR zzgl. MwSt. erhoben. Bei Vortagsanreise wird die Reisekostenpauschale ebenfalls für den Tag der Anreise erhoben.

Entstandene Kosten der Vervielfältigung von Dokumenten (Druckkosten) übernimmt der Auftraggeber.

Die Preise dieses Angebotes gelten nach Auftragserteilung bis zum 31.12.2020. Darüber hinaus gehende Leistungen können zum aktuellen Standard-Tagessatz der IPO-IT GmbH abgerufen werden.

Der aktuelle Bearbeitungsstand der Jahresabschlüsse des Amtes Carbäk und der amtsangehörigen Gemeinden stellt sich wir folgt dar:

bis 2015     2016       2017       2018       2019

Amt Carbäk festgestellt festgestelltfestgestelltoffenoffen

Broderstorffestgestellt in Erarbeitungin Erbeitungoffenoffen

Poppendorffestgestellt aufgestelltaufgestelltoffenoffen

Roggentin festgestellt in Erarbeitungin Erarbeitungoffenoffen

Thulendorffestgestellt festgestelltfestgestelltoffenoffen.

Die Beauftragung der IPM mit den Jahresabschlüssen 2018 und 2019 des Amtes und der Gemeinden sowie für die Jahre 2017 der Gemeinden Broderstorf und Roggentin würde die in diesem Bereich aufgelaufenen Rückstände beseitigen und die Möglichkeit der Konzentration auf die nunmehr zu betrachtenden haushaltsrechtlichen Belange der Planerfüllung bzw. notwendigen haushaltsrechtlichen Maßnahmen aufgrund der zu erwartenden Mindereinnahmen durch die Coronavirus-Pandemie eröffnen. Welchen Ausmaßes die haushaltsrechtlichen Beeinträchtigungen sein werden, kann zum jetzigen Zeitpunkt aber noch nicht abgeschätzt werden. Es muss jedoch mit sich aufgrund dessen ergebenden kurzfristigen Handlungsbedarfs gerechnet werden, ggfls. durch Nachtragsplanungen, Haushaltskonsolidierungen, Haushaltssperren, auch wenn seitens der Landesregierung haushaltsrechtliche Erleichterungen mittels Leitlinien zur Anwendung des kommunalen Haushaltsrechts im Rahmen der Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie vom 08.04.2020 bekannt gegeben wurden.

Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 28.04.2020 nachfolgende Beschlussempfehlung erteilt:

Der Zeitplan für die Erstellung der Jahresabschlüsse des Amtes und der Gemeinden gliedert sich auf Grundlage der Beratungen mit den Sachbearbeiterinnen im Fachbereich Haushalt und Finanzen wie nachfolgend dargestellt:

Aufstellung bis Feststellung bis

Jahresabschlüsse 2016 und 2017 

für die Gemeinde Poppendorf erfolgt06/2020

Jahresabschlüsse 2016 und 2017 

für die Gemeinden Broderstorf und Roggentin 05/202006/2020

Jahresabschlüsse 2018 und 2019 

für das Amt Carbäk und die Gemeinde Broderstorf07/202012/2020

Jahresabschlüsse 2018 und 2019 

für die Gemeinden Roggentin, Poppendorf  10/202012/2020

und Thulendorf.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss des Amtes Carbäk beschließt in seiner Sitzung am 14.05.2020 die Aufstellung der Jahresabschlüsse des Amtes Carbäk für die Haushaltsjahre 2018, 2019 und zudem der Gemeinde Broderstorf für die insofern noch ausstehenden Haushaltsjahre bis 2019 an einen Dienstleister zu vergeben.

Die Verwaltung des Amtes wird zur Einholung von mindestens 3 Angeboten aufgefordert und die Amtsvorsteherin und ihr 1. Stellvertreter werden ermächtigt, dem wirtschaftlich günstigsten Anbieter, den Zuschlag zu erteilen und abhängig vom Erfüllungsstand in der Amtsverwaltung die Lose ganz, teilweise oder gar nicht zu vergeben.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Nach Maßgabe des Angebotes der IPM entstehen nachfolgende Ausgaben:

Honorar:

Jahresabschluss 2018 für das Amt Carbäk:    6.783,00 EUR

Jahresabschluss 2018 für die Gemeinde Broderstorf:   6.783,00 EUR

Jahresabschluss 2019 für das Amt Carbäk:     6.783,00 EUR

Jahresabschluss 2019 für die Gemeinde Broderstorf:                    6.783,00 EUR

Gesamt27.132,00 EUR

Reisekostenpauschale:

Jahresabschluss 2018 für das Amt Carbäk 

6 Tage von 139,23 EUR brutto/Tag       835,38 EUR

Jahresabschluss 2018 für die Gemeinde Broderstorf 

6 Tage von 139,23 EUR brutto/Tag         835,38 EUR

Jahresabschluss 2019 für das Amt Carbäk 

6 Tage von 139,23 EUR brutto/Tag         835,38 EUR

Jahresabschluss 2019 für die Gemeinde Broderstorf 

6 Tage von 139,23 EUR brutto/Tag                                    835,38 EUR

Gesamt             3.341,52 EUR                                         

Summe Honorar und Reisekosten30.473,52 EUR

zzgl. 10% Mehrkostenpauschale  3.047,35 EUR

33.520,87 EUR

Die überplanmäßigen Mehrausgaben in Höhe von ca. 34.600,00 EUR sind auf dem Produktkonto 11600.5629000 (Inanspruchnahme von Rechten und Diensten) im Teilhaushalt 3 in Ansatz zu bringen und über das Produktkonto 61100.4162000 (Amtsumlage) im Teilhaushalt 3 zu finanzieren. Sie können im Rahmen der Gesamtdeckung voraussichtlich durch Minderausgaben auf den Konten Dienstbezüge Beamte 11100.5021100 im Teilhaushalt 1 und 57100.5021100 im Teilhaushalt 2 aufgrund der unterjährigen und noch nicht vollzogenen Besetzung des Dienstpostens LVB und auf den Konten Dienstbezüge Arbeitnehmer 11200.5022100 und 11400.5022100, beide im Teilhaushalt 1 und 11600.5022100 im Teilhaushalt 3 aufgrund der im laufenden Jahr eingegangenen Anträge auf Teilzeitarbeit und damit verbundenen Vergütungsreduzierungen eingespart werden. Des Weiteren sind tarifliche Erhöhungen von 3% auf den Konten der Dienstbezüge (50*) geplant, die in diesem Umfang voraussichtlich nicht realisiert werden.

Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 28.04.2020 die Empfehlung zur Einholung von Pauschalangeboten erteilt, weswegen eine ensprechende Angebotsabfrage durch die Amtsverwaltung veranlasst wurde mit der Abgabefrist bis zum 12.05.2020. Die Auswertung der abgegebenen Angebote wird zur Sitzung am 14.05.2020 vorbereitet.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

keine