Personal-Beschlussvorlage - BV/HPA/158/2020

Sachverhalt/Problemstellung:

Die DVZ M-V GmbH hat den Vertrag zur Entgeltabrechnung mit dem Verfahren BVL ordentlich gekündigt. Demzufolge muss ein neuer Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.

Das Amt Carbäk ist Pflichtmitglied des Kommunalen Versorgungsverbandes M-V (VM-V) nach dem Gesetz über den Kommunalen Versorgungsverband vom 29.01.1992.

Der VM-V bietet auch Dienstleistungen für die Zeit vor dem Ruhestand, Personaldienstleistungen für die Mitglieder des VM-V.

Der anhaltende Haushaltskonsolidierungsdruck zwingt die Verwaltungen weiterhin, Einsparpotentiale zu erschließen. Dabei steht der effektive Personaleinsatz auf der Prioritätenliste nach wie vor ganz oben.

Die durch den Versorgungsverband angebotene Übernahme von Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, welche nicht zwingend durch die Verwaltungen selbst erbracht werden müssen, kann hierzu einen guten Konsolidierungsbeitrag leisten.

Der Versorgungsverband erfüllt seine Aufgaben nicht gewinnorientiert, so dass die mit der Übertragung verbundenen Verwaltungsgebühren ausschließlich kostendeckend kalkuliert werden müssen. Synergieeffekte durch die Nutzung von einheitlichen IT-Verfahren werden genauso kostenmindernd berücksichtigt wie eine effektive Personalauslastung. Durch die Konzentration der Aufgaben erhöht sich insbesondere die Effektivität in der Sachbearbeitung, da die notwendigen Fallzahlen für eine effiziente Bearbeitung erreicht werden können. Vielfach werden insbesondere in kleinen aber auch mittleren Verwaltungen die Aufgaben der Mitarbeiter in den Personalbereichen mit anderen Tätigkeiten „angereichert“, was einer rechtssicheren Abarbeitung wegen der Fülle der notwendigen Spezialkenntnisse oftmals entgegensteht. Gerade auch dieser Blickwinkel spricht neben den Kostenersparniseffekten für eine Zentralisierung, da durch das Erreichen der notwendigen Fallzahlen eine hohe fachliche Spezialisierung erreicht werden kann. Daneben kann das Angebot des Versorgungsverbandes auch personelle Engpässe, die mit der weiter voranschreitenden Verrentung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einhergeht, ausgleichen.

Das Angebot beinhaltet die Leistungen für die Entgeltabrechnung, die Besoldung, das Modul Reisekosten, die Personalkostenplanung sowie das Modul Stellenplan.

Bei der Übertragung der Aufgaben handelt es sich um eine freiwillige Leistung, d. h. die Mitglieder des Versorgungsverbandes müssen im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung selbst beurteilen, ob ein Beitritt zur Bezügekasse des VM-V für sie wirtschaftlich und sinnvoll ist.

Der VM-V sichert rechtskonforme Abarbeitung der Personalabrechnungen einschließlich vereinbarter Nebenleistungen zu. Folglich wird dadurch ein hoher Grad an Rechtssicherheit erreicht. Weitere Vorteile sind die Reduzierung von Schulungs- und Weiterbildungsaufwand sowie die deutliche Minimierung des Vertretungsaufwandes bei Abwesenheit. Das Vorhalten eines eigenen Verfahrens sowie deren Pflege und Wartung ist nicht mehr notwendig.

Der VM-V genießt eine hohe Akzeptanz und Unterstützung der Bezügekasse bei den bzw. durch die kommunalen Spitzenverbände sowie der Rechtsaufsicht. Auch wird der VM-V durch den Landesrechnungshof positiv begleitet.

Die Zentrale Bezügekasse bietet an, die Thematik auch auf dem Amtsausschuss zu erörtern.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt in seiner Sitzung am 10.09.2020 die Übertragung der  Personalabrechnungsleistungen an den Kommunalen Versorgungsverband M-V laut Angebot der Zentralen Kommunalen Bezügekasse vom 15.07.2020.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Kostenangebot für 50 Stammsätze Entgelt und 2 Stammsätze Besoldung beträgt pro Jahr 12.223,64€.

Die finanziellen Mittel stehen ab 2021 unter dem Produkt 11200 und Konto 562900 mit 12.500€ bereit.

Die einmalige Kostenaufstellung für das Einrichten der Grunddaten, Schulung und das Einrichten der Untermandanten in Höhe von 5192,00 € sind ab 2020 unter dem Produkt 11200 und Konto 562900 geplant. 

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

keine