Beschlussvorlage - BV/HuF/076/2020

Sachverhalt/Problemstellung:

              bis 2015      2016        2017       2018                 2019

Amt Carbäk festgestellt festgestelltfestgestelltin Erarbeitung offen

AnBu erledigt  AnBu erledigt                                                                                                                                                                                                       

Broderstorffestgestellt geprüft  geprüftoffen offen

AnBu erledigt   AnBu erledigt                                                                                                   

Poppendorffestgestellt geprüftgeprüftin Erarbeitungoffen

AnBu erledigt AnBu erledigt                                                                                                   

Roggentin festgestellt geprüftgeprüftin Erarbeitungoffen

AnBu erledigt   AnBu erledigt                                                                                            

Thulendorffestgestellt festgestelltfestgestelltin Erarbeitungoffen

AnBu erledigt   AnBu erledigt

Im Ergebnis ist festzustellen, dass der Bearbeitungsstand nicht den im Mai diesen Jahres erwarteten Fortschritt aufweist. Die Gründe dafür liegen insbesondere in der verspäteten Fertigstellung der Jahresabschlüsse 2017 für die Gemeinde Roggentin erst Ende Mai 2020 und für die Gemeinde Broderstorf erst Ende Juli 2020, so dass aufgrund zwischenzeitlicher Urlaubs- und Krankentage auch erst ab der 34. Kalenderwoche die Jahresabschlüsse der Gemeinden Roggentin, Poppendorf und Thulendorf für das Haushaltsjahr 2018 in intensiver Bearbeitung sind. Die Jahresabschlussarbeiten für das Amt 2018 werden seit dem Amtsausschuss am 14.05.2020 neben den weiteren Aufgaben des Fachbereiches Haushalt und Finanzen durch die Amtsleiterin ausgeführt, stagnieren aus zeitlichen Gründen seit Juli diesen Jahres, aufgrund anderer zeitnah zu erledigender Angelegenheiten, wie beispielhaft Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Zusammenstellung der Unterlagen und Rücksprachen für den Rechnungsprüfungsausschuss, Erstellung Beschlussvorlagen für den Bereich Haushalt einschließlich Vorbereitung, Umsetzung und Dokumentation in Vergabeangelegenheiten, Organisationsbesprechungen, Fachberatungen und Rücksprachen, Vertretungsangelegenheiten, Bearbeitung statistischer Angelegenheiten u.a.

Die regelmäßige Konsultation mit der Amtsvorsteherin in Bezug auf die Aufgabenerledigung und der in der Sitzung am 14.05.2020 erteilten Zielvorgabe für die Aufstellung aller offenen Jahresabschlüsse bis Oktober 2020 für den Fachbereich Haushalt und Finanzen führte in der 34. Kalenderwoche zu nachfolgender Anweisung der Amtsvorsteherin:

-          Vorbereitung des Direktauftrages für den Jahresabschluss 2018 der Gemeinde Broderstorf an das Institut für Public Management (IPM) im Wege einer Eilentscheidung der Amtsvorsteherin 

-          Vorbereitung des Direktauftrages für die Prüfung und Übernahme der treuhänderisch verwalteten Wohnungskonten in den Jahresabschluss der Gemeinde Broderstorf für die Haushaltsjahre 2018 und 2019 an das Institut für Public Management (IPM) im Wege einer Eilentscheidung der Amtsvorsteherin 

-          Vorbereitung weiterer Vergaben zur Erstellung des Jahresabschlusses 2019 für die Gemeinde Broderstorf sowie 2018 und 2019 für das Amt optional nach Bearbeitungsstand.

Der Jahresabschluss ist bis zum 31.05. nach Abschluss des Haushaltsjahres aufzustellen, § 60 Abs. 5 KV M-V. Die Zielvorgabe der Amtsvorsteherin spiegelt die Notwendigkeit der fristgemäßen Aufgabenerledigung im Fachbereich Haushalt und Finanzen sowie den dringenden Handlungsbedarf zur Aufstellung der Jahresabschlüsse bis einschließlich dem Haushaltjahr 2019 wieder. Der Jahresabschluss ist Grundlage aller haushaltsrechtlicher Entscheidungen des Amtes und der Gemeinden, beginnend mit den Haushaltsaufstellungen sowie Voraussetzung für einzuholende Genehmigungen bei notwendig werdenden Darlehensaufnahmen oder Sonderbedarfs-/ Konsolidierungshilfen des Landes. Letzlich können auch alle sonstigen Förderungen investiver oder anderer Natur von der Aktualität der Jahresabschlüsse und dadurch verbindlicher Haushaltssatzungen abhängig gemacht werden.

Es ist davon auszugehen, dass die Eilentscheidungen der Amtsvorsteherin für die Direktaufträge an das IPM zur Erstellung des Jahresabschlusses der Gemeinde Broderstorf für das Haushaltsjahr 2018 sowie die Prüfungen und Übernahme der Abrechnung der Treuhandkonten Wohnungsverwaltung in die Jahresabschlüsse der Gemeinde Broderstorf für die Haushaltsjahre 2018 und 2019 den Fachbereich Haushalt und Finanzen entlasten, eine dahingehende abschließende Feststellung lässt sich aber erst nach Beendigung der Zusammenarbeit mit dem IPM in dieser Sache treffen.

Da zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht feststeht, ob die Beauftragung des IPM die gewünschte Zeitersparnis bei der Erstellung der Jahresabschlüsse bringt und ob und in welchem Umfang die weitere Inanspruchnahme eines Dienstleisters für die Aufstellung aller offenen Jahresabschlüsse bis 2019 erforderlich wird, ist jedoch das Vorhalten einer entsprechenden Option mittels Beschlussfassung des Amtsausschusses für dahingehende Vergabeentscheidungen zweckmäßig. Aufgrund der bestehenden Kenntnisse des IPM über das eingesetzte Finanzverfahren H&H und der gesammelten Erfahrungen im Zusammenhang mit der Erstellung des Jahresabschlusses der Gemeinde Broderstorf für das Haushaltsjahr 2018 unter gleichzeitiger Vermittlung der notwendigen haushaltsrechtlichen Verknüpfungen mit dem Haushalt des Amtes (Amtsumlage, Sonderumlagen) und im Falle einer Beauftragung gegebenen zeitlichen Dringlichkeit, erfüllt das IPM die Voraussetzungen des zu beauftragenden Dienstleisters für den Fall der Vergabe der Dienstleistungen zur Erstellung des Jahresabschlusses des Amtes Carbäk für das Haushaltsjahr 2019.

Die abschließende Entscheidung über die Bauftragung sollte kurzfristig die Amtsvorsteherin treffen können in Abhängigkeit vom jeweiligen Bearbeitungsstand in der Verwaltung und der Zielsetzung der Aufstellung aller offenen Jahresabschlüsse bis Oktober 2020, zumindest jedoch bis Ende des Jahres 2020.

Bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen ist darüber hinaus die personelle Veränderung im Fachbereich Haushalt und Finanzen durch das Freiwerden einer Sachbearbeiterstelle für den Tätigkeitsbereich Haushalt zum 01.10.2020 und die Notwendigkeit der Neubesetzung der Stelle zu berücksichtigen, was zusätzlichen Einarbeitungsaufwand bedingt und den Fortschritt in der Verwaltung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse hemmt.

Die einzeln zu vergebenden Aufträge haben entsprechend der Angebote des IPM vom 19.08.2020 sowie der OptiSo vom 11.05.2020 bei Vergabe der Dienstleistung für die Jahresabschlussarbeiten ohne Jahresabschlussbuchungen einen Aufwand von < 5.000 EUR, weswegen der Direktauftrag gemäß § 14 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) i.V.m. dem Erlass über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Anwendungsbereich des Vergabegesetzes Meckenburg-Vorpommern (Vergabeerlass-VgE M-V) vom 12.12.2018 Anwendung findet.

Grundlage ist das vom Institut für Public Management erteilte Angebot vom 19.08.2020 mit nachfolgenden Leistungsbestandteilen für die Erstellung des Jahresabschlusses des Amtes Carbäk für das Haushaltsjahr 2019:

Die Amtsverwaltung legt dem IPM die vorläufig abgeschlossene Buchhaltung des betreffenden Haushaltsjahres zur Sichtung und Überprüfung vor. Dafür stellt die Amtsverwaltung einen Online-Zugang zum Server und verwendeten HKR-System der Gemeinde bereit.

Im Zuge der Sichtung und Überprüfung der Buchhaltung werden der Verwaltung Korrekturvorschläge sowie Umbuchungs- bzw. Änderungslisten zur Verfügung gestellt. Des Weiteren überprüft das IPM die verwendeten Vorlagen zum Jahresabschluss-Bericht und gibt Vereinfachungs-, Korrektur- und Ergänzungsvorschläge.

Sämtliche Arbeiten sollen am Dienstsitz des IPM in Berlin vorgenommen werden.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss des Amtes Carbäk beschließt in seiner Sitzung am 10.09.2020 die Beauftragung des Instituts für Public Management, Herrn Christoph Lehmitz, Boxhagener Straße 119, 10245 Berlin mit der Erstellung des Jahresabschlusses des Amtes Carbäk für das Haushaltsjahr 2019 unter der Bedingung der abschließenden Entscheidung zur Auftragsvergabe durch die Amtsvorsteherin in Abhängigkeit vom jeweiligen Bearbeitungsstand in der Verwaltung und der Verwirklichung der Zielsetzung der Aufstellung aller offenen Jahresabschlüsse bis Oktober 2020, zumindest jedoch bis Ende des Jahres 2020.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Auf Grundlage des Angebotes des IPM entstehen nachfolgende Ausgaben für die Erstellung des Jahresabschlusses 2019 des Amtes Carbäk:

3 Personentage á 950,00 EURgesamt netto2.850,00 EUR

zzgl. 16% MwSt      456,00 EUR

gesamt brutto3.306,00 EUR

Zahlungsweise: monatlich auf Basis der erbachten Leistungen

Die überplanmäßigen Mehrausgaben in Höhe von ca. 3.400,00 EUR sind auf dem Produktkonto 11600.5629000 (Inanspruchnahme von Rechten und Diensten) im Teilhaushalt 3 zu buchen und sind durch Einsparungen und über das Produktkonto 61100.4162000 (Amtsumlage) im Teilhaushalt 3 zu finanzieren. Die Mehrausgaben können im Rahmen der Gesamtdeckung durch Minderausgaben auf auf dem Konto Dienstbezüge Arbeitnehmer 11600.5022100 im Teilhaushalt 3 aufgrund des Ausscheidens einer Mitarbeiterin des Fachbereiches Haushalt und Finanzen zum 01.10.2020 und der sich daraus ergebenden Minderausgaben im Oktober und Dezember i.H.v. je ca. 4.700,00 EUR und im November i.H.v. ca. 7.700,00 EUR sowie den Konten Dienstbezüge Beamte 11100.5021100 im Teilhaushalt 1 und 57100.5021100 im Teilhaushalt 2 aufgrund der unterjährigen und noch nicht vollzogenen Besetzung des Dienstpostens LVB eingespart werden.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

keine