Informationsvorlage - IV/HAU/152/2021

Sehr geehrte Bürgermeisterinnen und Bürgermeister ,

unsere Beratung am 10.06.20  in  Poppendorf endete mit dem Ergebnis , dass Herr Holz noch einmal auf den Punkt gebracht hat : Über Kooperationen die Arbeit der Ämter angleichen , gemeinsame Veranstaltungen durchführen ( Seminare , Schulungen )und ein erstes Kennenlernen der Mitarbeiter gleicher Sachgebiete.

Wir erhielten von Ihnen den Auftrag ,  konkrete Möglichkeiten zu entsprechenden Themen zu erarbeiten und auf den Weg zu bringen.

Bevor wir unsere offiziellen Beratungen auf der Ebene LVB/ AV  aufgenommen hatten gab es bereits

gegenseitige Hilfeleistungen zu verschiedensten Sachverhalten. Zum Beispiel hat sich besonders

im IT- Bereich auf Grund der Ähnlichkeiten der Soft- und Hardware , des gleichen IT-Dienstleisters , der Mitgliedschaft im Zweckverband eGo M-V und durch das persönlich gute Verhältnis ( die Chemie stimmt ) der verantwortlichen Mitarbeiter beider Ämter, schon eine längere Zusammenarbeit ergeben. Gemeinsam mit dem Kollegen aus Dummerstorf hat sich eine kleine Arbeitsgruppe gebildet.

Aktivitäten : Treffen der IT- Mitarbeiter beider Ämter   zu direkten Themen wie DMS ,Scannen AO-Workflow , Bereitstellung von Dienstanweisungen im IT-Bereich , direkter kurzer Austausch bei Problemen.

Über den kurzen Dienstweg LVB zu LVB wurden im Vorfeld Sachverhalte wie Austausch der Dienstanweisung DMS  , Gebührenkalkulationen Feuerwehreinsätze etc. geregelt.

In unserer ersten Beratung LVB / AV am 26.02.2021 haben wir die Ziele der Zusammenarbeit definiert.

Es geht nicht um Arbeitsteilung bzw. Personalgestellung ( außer eventuelle zeitlich begrenzte Vertretungen ) sondern um die gemeinsame Bewältigung und Erledigung von Problemen zu verschiedenen Sachverhalten bzw. Hilfestellungen sofern entsprechende Erfahrungswerte vorliegen.

Einen regelmäßigen Austausch auf allen Ebenen AV / LVB / AL / SB schätzen wir als sinnvoll ein um bei der Lösung von Problemen von den Erfahrungen der anderen Kollegen zu profitieren, und somit Zeit und  Arbeit zu sparen .

Dazu ist ein Wissensaustausch notwendige Voraussetzung . Einwände , wie Urheberrechte einzelner Sachbearbeiter sind als nicht legitim anzusehen, da alle geistige Arbeit der Mitarbeiter im Auftrage der Ämter erfolgt.

So könnten z.B. Dienstvereinbarungen abgeglichen und angepasst werden , aber auch Dienstanweisungen , Satzungen und Vorgehensweisen zu bestimmten Sachverhalten.

Als Ergebnis dieser Beratung wurde festgelegt, mögliche Themen der Kooperation näher zu prüfen wie  Bildung eines gemeinsamen Standesamtsbezirk , Vertretungen im Bereich EMA , Wohngeld , Ahndung und Vollstreckung , gemeinsame Schulungen , Zusammenarbeit bei Vergaben und Fördermittelakquise .

Am 30.04.2021 fand die zweite Beratung auf der Ebene LVB/AV statt.

In den Ämtern wurde mit den Abteilungsleitern über mögliche Themen der Zusammenarbeit beraten.

Im Ergebnis musste die Schaffung eines gemeinsamen Standesamtsbezirks auf Grund der Anzahl der Trauungen ( 150 ARH ; 83 Amt Carbäk ) und der damit verbundenen Personalerweiterung , zurückgestellt werden.

Weitere Themen wurden angesprochen :

-          Anpassung von Software um Vertretungen überhaupt zu ermöglichen ( Archivsoftware )

-          Handhabung § 2b Umsatzsteuergesetz

-          Löschwasserkonzept

-          EU-Beihilfe

-          Schiedsstelle

Ende Juni ist eine  nächste Beratung auf der Ebene LVB /Abteilungsleiter geplant um sich kennenzulernen und festzulegen wer mit wem in welchem Bereich zusammenarbeiten sollte.

Damit hätten wir die Basis für eine effektive und sinnvolle Kooperation geschaffen.