BV Amt nur ein Gremium (i.d.R. AA) - BV/BEL/015/2021

Sachverhalt/Problemstellung:

Durch eine Begehung des Amtsarchives im Moorweg 5 und unter Betrachtung der zukünftig trotz Digitalisierung zugehenden Papierdokumente wurde festgestellt das die Archivkapazitäten erschöpft sind bzw. in kürze nicht ausreichen werden. Hauptgrund sind die derzeit angeschobenen Bauprojekte und die zahlreichen Verfahrensakten zur Bauleitplanung.

Durch die Leiter der Fachämter wurden in einer Arbeitsbesprechung Lösungswege erarbeitet und kostenmäßg betrachtet.

Variante 1: Digitalisierung und Auslagerung der Akten, bei 1000 Kartons,

            ca. 2.000 Euro einmalig + 160,00 Euro monatlich; 1.920 Euro/a

Variante 2: Beschaffung Rollregale, Erhöhung der Archivkapazität ohne Raumerweiterung um 50%,

            ca. 20.000 Euro

Im Archiv lagern ca. 1.500-2.000 Kartons

Über einen Zeitraum von 10 Jahren betrachtet ist die Variante 2 als Wirtschaftlicher anzusehen.

Bei einem Zeitraum von 20 Jahren ergibt sich eine noch höhere Einsparung.

Um die Archivkapazitäten zu erhöhen empfehlen die Leiter des Haupt- und Bürgeramtes, des Amtes für Haushalt und Finanzen und des Bau-, Entwicklungs- und Liegenschaftsamtes die Beschaffung von Rollregalen.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt in seiner Sitzung am 26.08.2021 die Beschaffung von Rollregalen für das Archiv im Amtsgebäude Moorweg 5. Die finanziellen Mittel sind im Haushaltsplan 2022 vorzusehen.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Beschaffung von Rollregalen ist eine investive Maßnahme.

Für das Haushaltsjahr 2022 werden auf dem Produktsachkonto 11401.7856000

20.000 Euro für die Umsetzung der Maßnahme eingestellt.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

keine