BV Amt nur ein Gremium (i.d.R. AA) - BV/HBA/323/2021

Sachverhalt/Problemstellung:

Bereits im vergangenen Jahr wurde die Nutzung eines Online-Mängel- und Ideenmelders im Amtsausschuss und in den Gemeindevertretungen beraten. Zum damaligen Zeitpunkt hatte sich die Fa. Platzdorsch, Bentwisch mit ihrem Produkt MachMit! vorgestellt, welches bereits in der Gemeinde Bentwisch im Einsatz ist.

Zwischenzeitlich hat das Land M-V vertreten durch das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung, die Plattform Klarschiff-MV in den Livebetrieb gebracht. Klarschiff-MV stellt eine Weiterentwicklung des bereits seit längerer Zeit aktiven Portals Klarschiff.HRO, welches speziell an die Bedürfnisse der Amts- und Gemeindeverwaltungen im Land angepasst wurde.

Das Büro kooperatives E-Government (BkE) hat vor kurzem im Auftrag des Ministeriums alle Kommunalverwaltungen des Landes angeschrieben und für die Teilnahme an dem Projekt geworben.

Bereits jetzt können über diesen Weg den Amtsbereich betreffende Meldungen eingegeben werden. Das Amt wird dann über eine entsprechende Hinweismail an die Poststelle informiert und kann dann agieren.

Als Projekt-Teilnehmer hätte man darüber hinaus Zugriff auf das komplette Backend des Portals und könnte somit individuelle Zuständigkeiten festlegen und Auswertungen bzw. Statistiken abrufen.

Im Jahr 2021 erfolgt die Finanzierung noch über Landesmittel. Ab 2022 ist eine finanzielle Beteiligung der Kommunen vorgesehen, die 1.500 EUR brutto p.a. nicht übersteigen soll.

Stellungnahme der Verwaltung

Die Nutzung eines solchen Systems wird grundsätzlich als sinnvoll angesehen.

Bisher gelangten entsprechende Meldungen über verschiedene Kanäle ins Amt:

Per Anruf, per Mail, per Hinweiszettel aus dem Mitteilungsblatt oder als Info aus den Gremien,

Durch die Nutzung eines Portals werden die Sachverhalte gebündelt und die einzelnen Bearbeitungsstände sind transparent und nachvollziehbar, sodass der Meldende stets über den Fortschritt informiert ist und Nachfragen in der Verwaltung sich erübrigen.

Der Vorteil zu einer Insellösung wie dem v.g. Portal MachMit! ist neben den Kosten (Klarschiff: max. 1.500 EUR p.a., MachMit: ca. 3.000 EUR p.a.) auch die Vernetzung der unterschiedlichen Verwaltungsebenen Gemeinde/Amt – Landkreis – Landesverwaltung, sodass im Bedarfsfall so eine schnelle Änderung der Zuständigkeit erfolgen kann.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss des Amtes Carbäk beschließt in seiner Sitzung am 26.08.2021, dass sich die Amtsverwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt an dem Mängel- und Ideenmelder Klarschiff-MV beteiligt.

Die Ausführungen unter „Finanzielle Auswirkungen“ sind Bestandteil des Beschlusses.

Finanzielle Auswirkungen:

Im laufenden Jahr fallen keine Kosten an. Ab dem Jahr 2022 sind jährliche Kosten i.H.v. max. 1.500 EUR brutto angekündigt. Diese sind im Haushalt unter dem Produktkonto 11404.56241 (TuI/laufende Lizenzaufwendungen) im TH 4 zu berücksichtigen.

Auswirkungen auf Liegenschaftsangelegenheiten:

-